2. El sistema de Casilla Electrónica (SICE)

Premios NovaGob Excelencia 2020’s Docs 2. El sistema de Casilla Electrónica (SICE)

Institución: Autoridad Nacional del Servicio Civil (SERVIR) (Perú)

Resumen de la iniciativa:

El Tribunal del Servicio Civil (TSC), a partir del 11 de mayo de 2017, puso en funcionamiento el SICE en el marco del proceso de Atención de controversias – recurso de apelación del TSC, el cual permite que las resoluciones y oficios se generen de forma digital y se notifiquen de forma instantánea (en línea) a una casilla electrónica asignada a los apelantes y a las entidades, otorgándoles mayor certeza y seguridad, así como un ahorro sustancial en el presupuesto para SERVIR.

Objetivos fundamentales de la iniciativa:

Objetivo Principal:

Garantizar que la generación y la notificación de documentos sean efectuados en el menor tiempo posible en favor de los apelantes y entidades, reduciendo además los costos y generando eficiencia en la gestión del proceso de Atención de controversias – recurso de apelación del TSC.

Objetivos Específicos:

  1. Reducir los tiempos del proceso de Atención de las Controversias – recursos de apelación y de la realización de las notificaciones de los documentos que genera el TSC.
  2. Dotar de seguridad y certeza en las notificaciones de los documentos correspondientes al trámite de los recursos de apelación de los ciudadanos, en especial de las resoluciones.
  3. Disminuir costos que generaban la impresión y fotocopiado de los documentos realizados por el TSC.
  4. Disminuir costos del servicio de mensajería para la notificación de los documentos emitidos por el TSC.

Descripción de la iniciativa:

SERVIR, como ente rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos del Estado peruano, tiene entre sus funciones la de resolver las controversias surgidas entre los servidores públicos y las Entidades Públicas a través del TSC. Para realizar la citada función, el TSC atiende los recursos de apelación presentados por los apelantes a través del proceso denominado “Atención de controversias – recurso de apelación”, que comprende desde la elevación del expediente administrativo al TSC, su evaluación, la emisión de oficios y resoluciones, y su notificación, que antes de la implementación del SICE se realizaba de manera presencial a los apelantes y entidades a través de los notificadores, todo lo cual se realizaba en soporte físico (papel).

Esta forma de atender los recursos de apelación centrados en el uso intensivo de papel y notificación personal afectaba sobre todo al apelante debido a la demora que ocasionaba, y a SERVIR por el alto costo económico que producía. Debido a ello, se ideó, diseño, validó e implementó el SICE, pasando entonces de un sistema manual y de notificación presencial a un sistema que genera documentos de forma digital y los notifica electrónicamente.

Con esta solución las notificaciones son recibidas por los apelantes y por las entidades en sus casillas electrónicas de forma instantánea, segura, y confiable, reduciendo con ello el tiempo de atención de los recursos, y los riesgos que conllevaba el envío de documentos a través de los notificadores. Cabe precisar que si bien el beneficio es para todos los apelantes, se advierte una mejora muy significativa para los apelantes con domicilio fuera de Lima, para quienes el promedio de demora de la notificación ascendía a 10 días, llegando incluso a tardar en ocasiones 20, 30 o 40 días, tratándose de zonas altoandinas o amazónicas de dificil acceso, antes de la implementación del SICE, siendo que ahora las notificaciones se realizan de forma instantánea.

Mecanismo de medición de resultados:

La implementación del SICE conllevó el desarrollo de herramientas para monitorear sus resultados; así, semanalmente, el sistema genera automáticamente una base de datos de las resoluciones y oficios notificados. Esta información sirve para determinar la cantidad, destino y comparar la producción de estos documentos. Del mismo modo, mensualmente se comparan los costos de los servicios de copias y mensajería en que ha incurrido el TSC, tanto antes como después de la implementación del SICE, arrojando los resultados del ahorro en el presupuesto de SERVIR.

Resultados obtenidos:

  • El 99% (14318) de las notificaciones de resoluciones y oficios emitidos por el TSC han sido notificadas vía electrónica de forma instantánea.
  • Las notificaciones del SICE se realizan de forma instantánea a la casilla electrónica a la que se puede acceder desde cualquier lugar del país o del mundo.
  • El costo de las impresiones de resoluciones, oficios, y documentos administrativos entre mayo de 2017 y abril de 2018 ascendió a S/ 7,909.00. (16% del periodo mayo 2016 a abril 2017).
  • El costo de las notificaciones presenciales de resoluciones y oficios entre mayo de 2017 y abril de 2018 ascendió a S/ 47,614.00. (31.2% del periodo mayo 2016 a abril 2017).

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